Dok.Ilustrasi tumpukan arsip di record center. (Syahrul/MEDIAKATA)
MEDIAKATA.COM, SAMARINDA– Meskipun berusia hanya 6 tahun, Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kalimantan Timur (Kaltim) telah berhasil mengumpulkan sebanyak 40 ribu arsip inaktif. Pun juga, arsip-arsip ini saat ini disimpan dengan baik di record center mereka.
BPKAD Kalimantan Timur merupakan hasil peleburan dari Lembaga Keuangan sebelumnya, dengan Biro Keuangan yang berubah menjadi BPKAD pada tahun 2017. Meskipun ribuan arsip sebelumnya telah diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim sebagai lembaga kearsipan daerah, namun masih berstatus milik eks Biro Keuangan Kaltim.
Dalam masa 6 tahun berjalan, BPKAD Kaltim telah berhasil mengakumulasi sekitar 40 ribu arsip inaktif di record center mereka.
Pranata Kearsipan BPKAD Kaltim Lydia Martharina, mengungkapkan bahwa penambahan tersebut dipengaruhi oleh berakhirnya Pandemi Covid-19, di mana arsip fisik kembali banyak digunakan.
“Inaktifnya sudah ada di record center. Sudah ada. Kalau mau dihitung sih lebih dari 40 ribu berkas. Pengaruh pascacovid. Karena itu masuknya jadi banyak bertambahnya. Kalau OPD aja cuma sampai 100,” jelasnya, Kamis (30/11/2023).
Sementara sekitar 40 ribu arsip masih disimpan, Lydia menegaskan bahwa belum saatnya untuk menyerahkan arsip tersebut kepada DPK Kaltim karena usia arsip masih di bawah 5 tahun.
Arsip-arsip tersebut merupakan hasil dari arsip aktif yang nilai gunanya telah berkurang selama dua tahun, membuatnya menjadi inaktif dan harus dimasukkan ke dalam record center.
“Dengan aturan jadwal retensi arsip (JAR), setelah lebih dari 5 tahun, dilakukan penilaian, dan setelah 10 tahun atau lebih, arsip tersebut dapat diputuskan untuk disimpan atau dimusnahkan,” pungkasnya.
[ADV/RUL/TSN]
