Dok.Gedung BPBD Kaltim. (Syahrul/MEDIAKATA)
MEDIAKATA.COM, SAMARINDA– Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kalimantan Timur menyadari kekurangan dan berusaha mengatasi kendala tata kelola arsip yang belum rapi.
Kasubag Umum BPBD Kaltim Fahrizal mengungkapkan, permasalahan tersebut masih diusahakan untuk segera dituntaskan. Pasalnya, arsip yang tercipta terhitung banyak, sehingga perlu untuk didata.
“Karena kita itu masih belum menyusun-nyusun arsipnya. Bagaimana arsip aktifnya, dinamisnya, inaktifnya, dan yang lain. Sesuai dengan masa retensi aktifnya,” jelas Fahrizal, Senin (4/12/2023).
Ia memberikan contoh mengenai kearsipan keuangan yang masih terpisah di ruangan keuangan, menunjukkan kebutuhan integrasi yang lebih baik.
“Kita masih usahakan biar pengelolaan arsip setiap bidang jadi satu pintu semuanya secara khusus,” ucapnya.
Menurutnya, upaya tersebut diambil guna meningkatkan efisiensi dan keteraturan dalam pengelolaan arsip di berbagai bidang.
Namun, Fahrizal menyadari bahwa perubahan ini tidak dapat dilakukan secara mendadak. Karena, terkait SDM Arsiparis belum terpenuhi.
“Karena juga gak bisa juga serta-merta langsung. Tapi pelan-pelan, arahan dari arsip juga gitu, step by step kita mulai dari yang kecil dulu,” ungkapnya.
Ia pun menjelaskan, pihaknya tengah merancang strategi perbaikan yang terukur, mulai dari menyusun ulang arsip hingga menciptakan sistem pengelolaan yang lebih terintegrasi.
Fahrizal berharap, agar usaha tata kelola arsip yang dilakukan pihaknya, dapat sesuai dengan standar masa retensi yang berlaku. Sehingga dapat memastikan dokumentasi yang ada, tidak hilang ataupun rusak.
[ADV/RUL/TSN]
