Dok.Ilustrasi bekas arsib (Ist)
MEDIAKATA.COM, SAMARINDA– Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) membeberkan, arsip digital yang terkandung dalam Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegras (SRIKANDI), bukan mengganti peran arsip konvensional. Namun, kedua bentuk arsip tersebut tercipta untuk saling mendukung.
Arsip konvensional merupakan bentuk arsip yang informasinya tercatat diatas media kertas. Baik dengan tulisan tangan ataupun ketikan.
Namun, berdasarkan perkembangan zaman, tidak dapat dipungkiri arsip konvensional akan beralih menjadi digital. Seperti yang tertera pada Peraturan Presiden No 95. Tahun 2018 mengenai Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE), yang saat ini terciptalah aplikasi Srikandi.
Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim Dewi Susanti menjelaskan, kehadiran Aplikasi Srikandi tersebut sangat mendukung penciptaan arsip konvensional. Bukan menghilangkan penciptaan arsip kertas.
“Tidak serta-merta digital itu akan menghilangkan kegiatan pengelolaan secara konvensional. Tapi tetap berjalan dua-duanya,” tegasnya Dewi, Rabu (15/11/2023).
Menurutnya, keselarasan penciptaan arsip konvensional dan digital dapat mempengaruhi baik buruknya ruangan record center sebagai tempat penyimpanan arsip.
“Adanya penciptaan dan pengelolaan arsip secara konvensional atau manual itu untuk record center,” imbuhnya.
Ia mencontohkan, kehadiran arsip konvensional adalah bentuk nyata dari arsip digital dalam hal pembuktian arsip. Pasalnya, arsip digital diperuntukan guna memudahkan dalam mengirim dan menerima surat beserta legalitasnya.
“Untuk Aplikasi Srikandi ini akan mendukung digital konvensional. Semisal, kalau ada pengawasan dan pemeriksaan yang meminta fisik arsipnya otomatis yang ada di digital arsip di Srikandi itu di print out untuk sebagai bukti kinerja,” pungkasnya.
[ADV/RUL/TSN]
