MEDIAKATA.COM, SAMARINDA– Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) menerima arsip statis sebanyak 187 arsip, oleh Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kaltim.
Menyelamatkan kandungan arsip statis merupakan upaya yang sudah menjadi kewajiban pihak DPK dalam menjaga dokumen. Pasalnya, arsip memiliki peran dalam mendukung keperluan administrasi, sejarah, dan lainnya.
Menurut Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, seperti yang disampaikan oleh Plh Kepala DPK Kaltim Taufik, bahwa pencipta arsip berkewajiban untuk menyerahkan arsip statisnya kepada pihak DPK Kaltim.
“Ada kewajiban pencipta arsip, unit pengelola arsip di OPD di provinsi itu, harus melaksanakan dua kewajiban yaitu melakukan pemusnahan arsip, dan yang kedua menyerahkan arsip statisnya,” jelasnya Taufik, diruang Studio Mini Gedung Kearsipan DPK Kaltim, Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang, pada Senin (6/11/2023) pagi.
Menurutnya, penyerahan arsip merupakan agenda yang membantu OPD dalam menghimpun arsipnya yang kemudian disimpankan secara rapi di depo arsip.
“Kita lakukan karena dalam rangka menjamin pelestarian dan menjaga arsip itu tidak musnah tentunya,” paparnya.
Ia pun melanjutkan, penyerahan arsip tidak serta merta hanya cukup diberikan dan diterima saja. Namun, terdapat proses verifikasi yang cukup panjang agar tidak terjadi kelalaian dalam mendata arsip statis yang akan disimpan.
“Kewajibannya OPD yang menyerahkan itu harus mengumpulkan dulu. Kemudian mereka harus mengumpulkan dalam satu tempat. Yang kemudian pihak kearsipan akan memverifikasi,” ungkapnya.
Taufik pun berharap, agar agenda tersebut menjadi salah satu upaya untuk mengimbau setiap OPD Kaltim. Untuk dapat memberikan arsipnya ke pihak DPK untuk dijaga dan dilestarikan.
“Penyerahan arsip statis ini bukan membuang sampah. Tetap harus ada persyaratan dan regulasi terhadap arsip yang akan diserahkan. Jadi imbauan juga kepada setiap OPD tidak semua arsip bisa langsung diserahkan harus melalui tahapan identifikasi dan verifikasi,” ujarnya Taufik dalam sambutannya.
Telah diketahui, sebanyak 187 arsip statis Bappeda Kaltim telah diserahkan ke pihak DPK Kaltim. Dengan masa retensi arsip mulai tahun 2004 -2015.
[ADV/RUL/TSN]
