Dok.Analis Kebijakan Ahli Muda Setda Kaltim Heldi. (Syahrul/MEDIAKATA)
MEDIAKATA.COM, SAMARINDA– Analis Kebijakan Ahli Muda Sekretariat Daerah (Setda) Kalimantan Timur (Kaltim) Heldi menjelaskan jenis arsip yang banyak dikelola. Surat yang ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Tugas (Pj) Gubernur atau Sekda, serta Asisten, akan diberikan nomor dan diarsipkan sebelum dikirim, merupakan arsip yang kerap dikelolanya.
“Ada yang sesuai tujuannya atau peruntukannya, kami serahkan kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang bersangkutan, kemudian kami mengaktifkan ada di sini melalui scan,” jelas Heldi, Jumat (1/12/2023).
Dalam penanganan arsip, Analis Kebijakan Ahli Muda menjelaskan, pihaknya menggunakan pendekatan kombinasi antara format digital dan fisik. Meskipun sudah diaplikasikan dalam sistem, Heldi menekankan bahwa fisiknya juga tetap disimpan.
“Misalnya, SKPD seperti Badan Keuangan Daerah (BPKD) yang membuat atau bekerja, setelah kami stempel, akan dikirim ke sana. Namun, kami membaginya menjadi dua jenis arsip, yakni selain dari scan, juga fisik yang kami simpan,” tambahnya.
Pendekatan ini menunjukkan komitmen Setda Kaltim dalam mengelola arsip secara efisien, dengan memanfaatkan teknologi digital sekaligus mempertahankan salinan fisik untuk memastikan keamanan dan aksesibilitas yang optimal.
[ADV/RUL/TSN]
