Dok.Ilustrasi Kondisi Record Center Setda Kaltim. (Syahrul/MEDIAKATA)
MEDIAKATA.COM, SAMARINDA– Sekretariat Daerah (Setda) Kalimantan Timur (Kaltim) tengah mempersiapkan diri untuk menyerahkan daftar arsip sebagai langkah persiapan tahun depan, di mana akan dilakukan penyerahan arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim. Proses penyerahan ini juga akan diikuti oleh penilaian terhadap arsip yang diserahkan.
Melalui Biro Umum Setda Provinsi Kaltim telah melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat sekaligus pengelolaan kearsipan dengan cermat.
Tindakan ini mencakup pemindaian (scan) surat yang sudah ditandatangani, diberi nomor, dan stempel. Selain versi digital, Setda Prov Kaltim juga menjaga salinan fisiknya menghasilkan sejumlah besar arsip.
Record center yang dimiliki Setda Prov Kaltim terorganisir dengan baik dan terstruktur, mempermudah pencarian arsip dengan kategori dari biro hingga urutan nomor surat dan tahunnya.
Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi menjelaskan, persiapan untuk penyerahan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kaltim, sedang berlangsung.
Ia mengungkapkan bahwa proses ini melibatkan pembuatan daftar arsip untuk pemeriksaan yang teliti.
“Kami masih mendata dulu, mengetik daftar arsipnya. Karena di sana tidak mungkin menerima kalau tidak ada daftarnya. Kan nanti diperiksa juga,” ungkapnya Heldi, Senin (4/12/2023).
Ia pun memperkirakan bahwa jumlah arsip yang akan diserahkan mencapai sekitar 5000, yang berasal dari beberapa puluh tahun lalu.
Menurutnya, jumlah tersebut dapat berubah seiring dengan selesainya proses pendataan arsip. Setelah diserahkan ke DPK Kaltim, penilaian akan dilakukan untuk menentukan apakah arsip tersebut akan disimpan atau dimusnahkan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JAR).
“Minta dilakukan penilaian. Yang mana dimusnahkan,” pungkasnya.
[ADV/RUL/TSN]
